PR ist mehr als nur gute Geschichten erzählen – sie lebt von Organisation, schneller Recherche und punktgenauer Kommunikation. Wir haben Adriana, PR Teamlead & Senior Beraterin bei getpress gefragt, was ihre 6 Top-Tools in der PR sind. Welche Plattform nutzt sie für Kundenorganisation, welche für effiziente Recherche und welche digitalen Helfer übernehmen beim Thema Text?
Adriana von getpress nennt uns diese 6 Tools als unverzichtbar: Airtable, Meltwater, HubSpot, Custom GPTs, Perplexity, DeepLWrite. Wir wollten es genauer wissen, und haben nachgefragt.
Adriana, starten wir gleich mit Airtable: Welche speziellen Funktionen sind für dich im täglichen Projektmanagement besonders wertvoll?
Die sinnvolle Verknüpfbarkeit von Databases. So haben wir immer einen Überblick, welche Journalist*innen und Medien gerade von welchen getpressis mit welchem Kunden und Thema kontaktiert werden. Das erleichtert unsere PR-Arbeit enorm, denn wir gestalten die Journalist*innen-Ansprache sehr individuell.
Außerdem arbeiten wir sehr datengetrieben. Hier hilft Airtable uns dabei, alle relevanten KPIs in übersichtlichen Dashboards darzustellen – von der Anzahl der Pitches bis zur Clipping-Performance. Das verschafft uns einen umfassenden Überblick über die Zielerreichung unserer Kunden. Airtable berechnet automatisch den Status der Kunden und priorisiert diese. Dadurch erkennen wir frühzeitig, wenn wir irgendwo nicht on track sind.
Wo stößt Airtable vielleicht auch an seine Grenzen, gerade in der Kundenorganisation und dem Alltag einer PR-Agentur?
Airtable ist hauptsächlich ein Database-Tool. Wir betreiben damit auch eine einfache Form der Projektplanung, aber hier kommt Airtable nicht an die großen Player wie Asana oder Monday ran. Das merken wir dann bei komplexeren Aufgaben wie Aufgabenmanagement mit Abhängigkeiten oder integriertem Zeit-Tracking, hier stößt Airtable an seine Grenzen. Hier muss das Team die Prioritäten dann selbst einschätzen und setzen.
Was hat dich dazu bewogen, für Monitoring und Reporting auf Meltwater zu setzen, und wie unterstützt dich das Tool konkret bei deiner Arbeit?
Generell erstellen wir für jeden Kunden ein individualisiertes Reporting. Wir sind keine Fans von generischen Reichweitenzahlen und Medienäquivalenzwerten – zumindest nicht ohne Kontext.
Meltwater ist für uns die bevorzugte Wahl, weil es eine umfassende Medienbeobachtung über verschiedene Kanäle hinweg (Print, Online, Social Media) ermöglicht, was andere Tools nicht in dieser Tiefe bieten. Besonders die Booleschen Suchanfragen und die leicht anzupassenden Dashboards helfen uns, relevante Ergebnisse schnell zu filtern und unseren Kunden klare, anpassbare Reports zu liefern.
Gibt es Situationen, in denen Meltwater nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, oder muss man auf bestimmte Funktionen besonders achten?
Ja, definitiv. Gerade wenn Medien keine vollständigen Artikeltexte ausspielen oder hinter Paywalls liegen, kann es sein, dass Meltwater diese nicht erfasst. Zudem erfordert die Nutzung von Booleschen Suchen eine gewisse Expertise – eine ungenaue Eingabe kann zu vielen irrelevanten Treffern oder zu wenigen Ergebnissen führen. Wir nutzen hier aber auch ChatGPT, um komplexe Suchen schneller verfeinern zu können. So oder so ist es wichtig, regelmäßig die Suchanfragen zu optimieren und die Treffer manuell zu überprüfen, um die besten Ergebnisse zu erhalten.
Kommen wir zu HubSpot: Wie hilft dir die Kontaktdatenbank, den Überblick über all deine Kontakte und Ansprachen zu behalten?
HubSpot hilft uns hauptsächlich, relevante Mailverläufe und Anrufe automatisch zu tracken, sodass wir diese Informationen immer zentral im System gespeichert haben. Dadurch baut sich automatisch eine Kontaktdatenbank auf – die muss aber im Nachgang manuell gepflegt werden.
Auf welche Funktionen in HubSpot könntest du in deinem PR-Alltag niemals verzichten, weil sie dir besonders viel Zeit und Nerven sparen?
Die Integration in Google Mail und somit das Tracking von Mails und Anrufen.
Du arbeitest mit Custom GPTs. Was ist das genau, wie kommen sie bei dir konkret zum Einsatz und wie verändern sie Prozesse wie Pitches und Content-Erstellung?
Wir setzen Custom GPTs vor allem zur Unterstützung bei der Erstellung von Pitches und Content Pieces sowie zur Themenfindung und für das Vorbereiten von PMs ein. Diese GPTs bieten uns eine enorme Zeitersparnis. Sie bieten eine solide Ausgangsbasis, die wir anschließend verfeinern. Die Ergebnisse sind also nie final, sondern dienen eher als grobe Vorlage, an der wir dann weiterarbeiten, um ein sehr gutes Ergebnis zu erzielen. Der “Human in the Loop” ist als (noch) unersetzbar.
Unsere GPTs wurden gezielt mit internen Best Practices trainiert und auf die getpress spezifischen Anforderungen sowie Methoden angepasst. Zudem experimentieren einige Teams mit GPTs, die speziell auf einzelne Kundenprofile trainiert sind, um noch präzisere und maßgeschneiderte Ergebnisse zu erhaltenn. Nach dem Motto: Work smart not hard.
Hast du schon mal erlebt, dass ein Custom GPT nicht die Ergebnisse geliefert hat, die du wolltest? Was sind dabei deine wichtigsten Learnings?
Ja absolut. Wie oben beschrieben, dienen die Ergebnisse erstmal nur als Grundlage. Aber natürlich wollen wir, dass diese Grundlage immer mehr an das optimale Ergebnis rankommt. Deshalb optimieren wir die GPTs kontinuierlich, basierend auf regelmäßigem Feedback aus dem Team.
Dabei ist das Engagement der Teams entscheidend, denn sie arbeiten mit den GPTs und wissen am besten, ob die Ergebnisse ihren Ansprüchen entsprechen. Hier gilt es, immer wieder das Team zu pushen, proaktiv Feedback zu geben, wenn etwas nicht läuft.
Bei der Recherche setzt du auf Perplexity. Was macht dieses Tool besonders?
Perplexity ist besonders hilfreich, weil es uns die Möglichkeit gibt, das Modell für unsere spezifischen Bedürfnisse auszuwählen. Wir arbeiten gerne mit Claude Sonett, das eine besonders präzise Analyse und relevante Quellen liefert. Durch die Wahl des Modells können wir sicherstellen, dass die Ergebnisse genau auf die jeweilige Rechercheanfrage abgestimmt sind, was uns deutlich effizienter macht. Unser Pro-Tipp: Der Deep Research Modus.
Wie stellst du sicher, dass die Quellen, die Perplexity dir liefert, immer vertrauenswürdig und aktuell sind?
Wir prüfen immer (!) die angegebenen Quellen und verlassen uns nicht blind auf die KI. Sie unterstützt und erleichtert unsere Arbeit, vor allem bei der Suche von Informationen – aber (im Moment) ersetzt sie noch nicht den Human in the Loop zur Verifizierung der Inhalte.
Kommen wir zu DeepL Write: In welchen Schritten deiner Textproduktion unterstützt dich dieses Tool am meisten?
DeepL Write ist unser Feinschliff-Assistent. Unser Team nutzt es besonders für die Optimierung von Pressemitteilungen, Gastbeiträgen und Pitches. Es hilft dabei, Texte klarer, präziser und professioneller zu formulieren. Gerade wenn es um Stil und Lesbarkeit geht oder wenn man eine ganz bestimmte Tonalität treffen will, ist DeepL Write eine riesige Hilfe.
Hat sich durch den Einsatz von DeepL Write auch deine eigene Schreibweise verändert oder deinen Schreibstil weiterentwickelt?
Durch alle Large Language Models, die wir nutzen, entsteht automatisch ein höheres Bewusstsein für Stil und Satzstrukturen. Ob im positiven, als auch im negativen, wenn z.B. ein Ergebnis mal besonders umständlich formuliert ist und man erstmal verstehen muss, warum es genau schlecht ist. Das schult dann natürlich das Gefühl für gute Texte und schult die eigene Schreibweise.
Wenn du an deinen Arbeitsalltag denkst, welches der genannten Tools würdest du als die größte Zeitersparnis bezeichnen und warum?
Die Custom GPTs und Airtable bringen uns die größte Zeitersparnis. Die GPTs liefern uns schnell eine grobe Ausgangsbasis für Pitches und Content Pieces, die wir dann nur noch verfeinern müssen. Das beschleunigt den gesamten Prozess enorm. Airtable spart viel Zeit, weil wir damit alle relevanten Informationen zu Kunden und Projekten zentral organisieren und verfolgen können. So haben wir immer einen Überblick und können schneller auf Änderungen reagieren.
Zum Abschluss: Gibt es ein Tool, das noch nicht auf dem Markt ist, das du dir aber dringend wünschen würdest, um deine PR-Arbeit noch effizienter zu machen?
Ja – eins, das alle oben genannten sinnvoll kombiniert! Aber da bin ich realistisch und glaube, dass die Nutzung von einigen sehr spezialisierten Tools dann am Ende wohl doch immer besser sein wird, als ein Tool, das alle Funktionen nur so halb gar verbindet.
Über getpress
getpress ist eine der führenden PR-Agenturen für innovative Wachstumsunternehmen im DACH-Raum. 2017 von Maximilian Ziche und Sebastian Manthey in Berlin gegründet, zählt das Unternehmen heute rund 50 Mitarbeitende. Das Besondere: Im Gegensatz zu klassischen Agenturen arbeitet getpress KPI-getrieben, transparent und entlang eines erprobten, journalistischen PR-Prozesses. Mehr als 400 Unternehmen konnte das Team schon erfolgreich in der Presse positionieren, darunter Branchengrößen wie Enpal, Komoot, Formel E oder Treatwell. Die Vision: Innovation in Europa vorantreiben, indem disruptive Ideen in starke Geschichten verwandelt werden – und so Unternehmen mit einer klaren Mission zu mehr Sichtbarkeit verhelfen.
Neueste Kommentare