Sebastian Wittag von der Agentur The Trailblazers weiß, worauf es im PR-Alltag ankommt: flexible Strukturen, gute Zusammenarbeit im Team und digitale Effizienz. Im Interview verrät er, welche Tools sein Team nutzt, um Dokumente zu teilen, Themenpläne zu recherchieren, Projekte zu steuern – und wie er künstliche Intelligenz ganz selbstverständlich in den Workflow integriert. Ein Gespräch über kluge Helfer, kleine Hürden und große Wünsche für die Zukunft der PR-Arbeit.
Die Top-Tools von Sebastian sind: Google Suite, Trello, Topic Pro, Zimpel, Amberscript, ChatGPT mit Custom GPTs.
Sebastian, womit startest du deinen Tag in der PR-Arbeit, wenn es um das Organisieren und Teilen von Dokumenten geht?
Wir nutzen bei den Trailblazers die Google Suite und ganz intensiv Google Drive, in dem wir alle wichtigen Dokumente und Listen organisieren und gemeinsam bearbeiten können. Für mich ein No-Brainer, dass man in so einer Umgebung arbeitet, in der man alles schnell verfügbar hat und kollaborativ intern im Team, aber auch mit den Partnern gemeinsam arbeiten kann.
Welche Funktionen der Google Suite setzt du besonders oft ein und wo stößt das Tool manchmal an Grenzen? Wie umgehst du die?
Natürlich stehen Google Mail, Google Kalender und Google Drive an erster Stelle. Gerade Google Mail mit der Label- und Ordnerfunktion finde ich sehr sinnvoll, damit man hier den Überblick behält. Auch im Kalender lassen sich verschiedene Farben einsetzen, um beispielsweise Fokus-Blocker zu markieren und schnell im Blick zu haben, wann externe oder interne Termine stattfinden. Viele Grenzen habe ich ehrlich gesagt noch nicht erlebt mit der G Suite. Einzig die Zusammenarbeit mit Organisationen, die bspw. in der Microsoft-Umgebung arbeiten, führt manchmal zu kleineren Schwierigkeiten, bspw. wenn man Texte als Word-Dokument bekommt und dann gewisse Track Records nicht mehr genau nachvollziehen kann. Aber damit lässt sich umgehen.
Wie hilft dir Trello konkret, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten, und welche Boards sind für dich unverzichtbar?
Wir nutzen Trello, indem wir für unsere Partner Boards anlegen und jegliche Punkte zu ihnen schnell zu überblicken. In der PR geht es da bspw. um aktuelle Storylines, Speaker Profile oder wie der Stand um die Veröffentlichungen ist. Dazu haben wir ein Team-Board, indem wir größere Termine und Projekte festhalten und individuelle Boards für Aufgaben und Prioritäten.
Wie sorgst ihr dafür, dass das Team Trello strukturiert und konsequent nutzt und keine Aufgaben untergehen?
Bei uns kümmern sich bestimmte Personen im Team um diverse Trello-Boards, halten sie up-to-date und schauen, dass das gesamte Team auch ihre Boards pflegt. Das heißt: jeder einzelne von uns hält sein eigenes Board auf dem neuesten Stand und bei neuen Entwicklungen unserer Partner tragen wir dies individuell in das jeweilige Partner-Board ein. So kann man immer schnell sehen, wo wir gerade stehen und wo wir vielleicht noch etwas mehr tun sollten.
Du setzt Topic Pro für Themenpläne ein. Welche Vorteile hat dieses Tool in puncto Recherche und Planung von Inhalten?
Topic Pro finde ich deswegen super, weil hier Redaktionspläne vor allem von Fachmedien sichtbar sind. Wir als PR-Berater können also mit wenigen Klicks sehen, wann welche Medien welche Themenschwerpunkte haben und darauf den zuständigen Redakteuren gezielte Angebote machen. Das bietet sich gut für Gastbeiträge an, in denen die jeweiligen Experten unserer Partner Einblicke in das gewünschte Thema geben können. Hier können wir vor allem langfristig planen, da viele Redaktionen ihr gesamtes Jahr thematisch vorbereiten und nach Inhalten für ihr
Gab es Momente, in denen Topic Pro nicht alle Erwartungen erfüllt hat, und wie hast du das Problem gelöst?
Es kommt natürlich mal vor, dass bestimmte Themenschwerpunkte oder kleinere Fachmedien in Topic Pro nicht direkt auftauchen. In solchen Fällen gehe ich dann klassisch vor – also mit manueller Recherche über die Websites der Medien oder auch über LinkedIn, um Themenpläne oder Ansprechpartner zu finden. Das kostet zwar ein paar Minuten mehr, aber lohnt sich oft, gerade wenn man ein sehr spezifisches Thema platzieren will. Und manchmal entdeckt man dabei auch neue Medien oder Formate, die nicht in jeder Datenbank gelistet sind.
Sebastian, was gefällt dir an Zimpel als Datenbank besonders – und wie findest du die Qualität der Daten
Zimpel ist für uns ein echter Klassiker in der PR-Arbeit. Besonders gut finde ich, dass man gezielt nach Ressorts, Funktionen und Themenschwerpunkten filtern kann – das spart enorm viel Zeit. Die Datenqualität ist in den meisten Fällen echt gut, gerade bei den großen Medienhäusern. Klar, manchmal ändert sich eine Zuständigkeit und das wird nicht sofort reflektiert – aber das lässt sich meist schnell durch einen kurzen Check gegen die Website abfangen.
Wie arbeitest du mit Zimpel? Einzelne Adressen oder größere Verteiler bauen? Und pflegt ihr die Daten direkt in Zimpel?
Wir nutzen beides: Für kleinere, sehr gezielte Pitches arbeite ich gern mit einzelnen Kontakten. Wenn es um Presseinfos oder größere Storylines geht, bauen wir individuelle Verteiler. Die Datenpflege machen wir zum Teil auch direkt in Zimpel – vor allem, wenn wir neue Kontakte recherchieren oder Rückläufer bekommen, aktualisieren wir das direkt im System. Es lohnt sich, da ein bisschen Ordnung zu halten – das zahlt sich später aus.
So sieht die Zimpel-Oberfläche aus
Amberscript spielt bei dir eine wichtige Rolle beim Transkribieren. In welchen Situationen setzt du es ein und warum gerade dieses Tool?
Amberscript kommt bei uns zum Einsatz, wenn wir Interviews führen oder Videocalls dokumentieren – sei es für O-Töne in Gastbeiträgen oder für interne Notizen. Ich finde es super praktisch, weil die Oberfläche intuitiv ist und die Transkription schnell geht. Besonders hilfreich finde ich die Speaker-Unterscheidung und dass man alles nochmal gegenhören und direkt im Tool bearbeiten kann.
Wie gehst du damit um, wenn Amberscript einmal nicht einwandfrei funktioniert oder die Transkription etwas holprig ist?
Das passiert vor allem, wenn die Audioqualität nicht optimal ist oder jemand stark dialektgefärbt spricht. In dem Fall gehe ich einfach nochmal manuell drüber – mit dem Player im Tool geht das ja ganz gut. Ich sehe Amberscript eher als Grundlage, nicht als finales Dokument. Für Veröffentlichungen prüfen wir ohnehin nochmal alles redaktionell – Qualität geht vor Schnelligkeit.
Du nutzt ChatGPT mit Custom GPTs für Recherche und Content-Erstellung. Welche typischen Aufgaben überlässt du der KI?
Ich nutze ChatGPT sehr gern für die ersten Impulse – zum Beispiel für Strukturvorschläge, Headline-Ideen oder auch, um komplexe Studien in verständliche Sprache zu übersetzen. Auch bei der Vorbereitung von Briefings oder dem Sammeln von Argumenten für einen Pitch ist das super. Manchmal lasse ich mir auch verschiedene Tonalitäten vorschlagen, wenn ich für unterschiedliche Zielgruppen schreibe. Natürlich wird am Ende nochmal alles redaktionell geschliffen, aber es spart enorm viel Zeit beim Einstieg.
Zum Abschluss: Welche neuen Tools oder Features würdest du dir in Zukunft wünschen, um deine PR-Arbeit noch effizienter zu gestalten?
Was ich mir wünschen würde? Eine noch bessere Integration zwischen den Tools – zum Beispiel zwischen Trello, Zimpel und Mail-Programmen, damit man z. B. direkt aus einem PR-Board raus einen personalisierten Versand starten kann. Auch ein intelligenteres Media-Monitoring, das nicht nur Clippings anzeigt, sondern sofort auch Reichweite, Tonalität und Handlungsoptionen vorschlägt, fände ich mega. Generell wünsche ich mir Tools, die einem repetitive Aufgaben abnehmen – damit mehr Raum bleibt für das, was PR eigentlich ausmacht: kreative Ideen, gute Gespräche und kluge Platzierungen.
Foto oben: Maximilian Gaisendrees (Fotograf)
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